L’Ontario s’est doté d’une loi qui protège vos renseignements personnels relativement aux services que vous recevez de nous. Nous devons suivre les règles de confidentialité aux termes de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille. Nous devons conserver vos renseignements personnels en sécurité. Vous avez le droit de connaître la façon dont nous pourrions utiliser et communiquer les renseignements sur les services que vous recevez, et la façon dont vous pourriez y avoir accès.

Nous nous sommes engagés à promouvoir le respect de la vie privée et à protéger la confidentialité des renseignements personnels que nous avons sur vous et sur les services que vous avez reçus.

LE MANDAT DES SOCIÉTÉS D’AIDE À L’ENFANCE (SAE)

Les sociétés d’aide à l’enfance ont le mandat exclusif de fournir des services de protection de l’enfance en Ontario. Les SAE travaillent à promouvoir les intérêts supérieurs, la protection et le bien-être des enfants. Chaque SAE dans la province est responsable d’un territoire particulier et, à l’occasion, les SAE travaillent ensemble à remplir leur mandat.

LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS ET LA FAÇON DONT NOUS LES UTILISONS ET LES DIVULGUONS

Nos dossiers pourraient comprendre des renseignements personnels recueillis pour vous fournir des services, dont votre date de naissance, vos coordonnées, les procès-verbaux des réunions avec vous ou avec votre famille, les services que vous recevez, les programmes auxquels vous avez participé, des détails de rapports sur votre santé physique et mentale, médicaux, psychologiques ou psychiatriques, des renseignements scolaires, des renseignements financiers, des antécédents d’emploi, des allégations ou des constatations de maltraitance d’une ou d’un enfant, des documents judiciaires, des interventions de la police, des antécédents criminels, vos points de vue ou vos opinions, les points de vue ou les opinions d’autres personnes qui vous entourent et des renseignements sur votre race, votre origine ancestrale, votre lieu d’origine, votre couleur, votre origine ethnique, votre citoyenneté, votre diversité familiale, votre handicap, votre croyance, votre religion, votre âge, votre sexe, votre orientation sexuelle, votre identité de genre, votre expression de genre, vos besoins culturels ou linguistiques et votre état matrimonial ou familial.

Nous recueillons, utilisons, divulguons (c.-à-d. communiquons) des renseignements personnels pour :

  • mener une enquête sur des allégations à savoir que des enfants pourraient avoir besoin de protection et, au besoin, protéger des enfants;
  • évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice à l’égard d’une ou d’un enfant, ou de préjudice grave à l’égard d’une autre personne ou d’un groupe de personnes;
  • fournir des services à des enfants et à leur famille pour protéger les enfants ou pour prévenir des circonstances qui nécessitent la protection des enfants;
  • fournir des soins à des enfants et surveiller des enfants confiés à notre surveillance;
  • évaluer et approuver des foyers pour des enfants qui ne peuvent pas rester avec leur famille;
  • placer des enfants en adoption;
  • planifier et gérer des services;
  • aider l’enquête d’un organisme d’application de la loi;
  • recevoir le paiement ou traiter, surveiller, vérifier ou rembourser des demandes de paiement;
  • déceler, surveiller ou empêcher la fraude ou toute réception non autorisée de services ou de prestations;
  • faire des rappels de rendez-vous;
  • demander le consentement de la personne concernée (ou celui d’une mandataire spéciale ou d’un mandataire spécial) là où il y a lieu;
  • tenir des activités de gestion des risques, de gestion des erreurs et d’amélioration de la qualité;
  • sonder les bénéficiaires des services;
  • éliminer les renseignements permettant d’identifier une personne;
  • répondre à des actions en justice ou en entamer;
  • faire une recherche (sous réserve de certaines règles);
  • compiler des statistiques;
  • faire un rapport au gouvernement comme l’exige la loi;
  • permettre l’analyse, l’administration et la gestion du système d’aide à l’enfance;
  • se conformer aux exigences des lois et de règlements;
  • atteindre les autres objectifs permis ou exigés par la loi.

Dans les cas de protection de l’enfance, nous recueillons des renseignements sur des enfants qui pourraient être à risque de préjudice ou avoir besoin de nos services. Ils comprennent les renseignements personnels de l’enfant et des personnes importantes dans la vie de l’enfant. Nous recueillons ces renseignements des enfants ou de leur famille, ou indirectement de membres de la collectivité ou d’autres fournisseurs de services.

Nous recueillons aussi des renseignements personnels sur les fournisseurs de soins et sur les personnes qui veulent fournir des soins à des enfants dans le besoin, comme des parents de famille d’accueil, des parents adoptifs et des membres de la famille étendue de l’enfant. Nous recueillons la plupart de ces renseignements directement de ces personnes.

Notre collecte, notre utilisation et notre divulgation (communication) des renseignements personnels se font conformément à la loi de l’Ontario.

LES AUTRES SOCIÉTÉS D’AIDE À L’ENFANCE

Les SAE s’échangent des renseignements les unes avec les autres afin de mieux protéger les enfants. Les renseignements recueillis par une SAE peuvent être donnés à une autre SAE lorsque l’autre SAE a besoin de connaître ces renseignements pour fournir des services de protection de l’enfance.

Les fournisseurs de services

Les fournisseurs de services sont des personnes ou des organismes qui nous aident à fournir des services à des enfants et à des familles. Nous communiquons seulement les renseignements qui sont nécessaires aux fournisseurs de services pour fournir et administrer ces services.

Les autres tiers

Parfois, nous recevons des demandes de renseignements de tiers comme la police, des organismes gouvernementaux et des personnes en cause dans des affaires judiciaires quant à nos clients.

Nous donnons seulement des renseignements personnels au sujet de bénéficiaires de services à des tiers si :

  • nous avons le consentement de la personne;
  • il y a une ordonnance du tribunal, un mandat de perquisition ou une demande urgente de documents exigeant la divulgation;
  • la loi nous permet de donner ces renseignements ou exige que nous le fassions.

Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez nous les poser.

VOS CHOIX ET LA PERSONNE QUI DÉCIDE

Nous n’avons pas besoin de consentement pour jouer notre rôle premier, à titre d’organisme de protection de l’enfance, c.-à-d. de protéger les enfants, là où la loi exige que nous recueillions, utilisions et divulguions des renseignements personnels. Par exemple, nous n’avons pas besoin de votre permission pour nous acquitter de nos obligations en matière de protection de l’enfance ou de communication de vos renseignements personnels pour vous garder en sécurité ou pour garder quelqu’un d’autre en sécurité (il s’agit d’évaluer, d’éliminer ou de réduire un risque de préjudice grave).

Il y a d’autres situations où vous avez le droit de prendre vos propres décisions en matière de confidentialité des renseignements. Lorsque nous avons besoin de votre permission et que nous vous la demandons, vous pourriez choisir de refuser. Si vous acceptez de le faire, vous pourriez changer d’idée n’importe quand. Une fois que vous refusez, nous ne pourrons plus communiquer vos renseignements sauf si vous nous dites de le faire. Votre choix de refuser la permission pourrait être sous réserve de certaines limites.

Lorsqu’il y a un droit au consentement, vous pourriez prendre vos propres décisions si vous êtes « apte » à le faire. Vous pourriez être apte à prendre certaines décisions en matière de confidentialité des renseignements et non pas d’autres. Si vous n’êtes pas apte à le faire – vous aurez une mandataire spéciale ou un mandataire spécial qui prendra vos décisions en matière de renseignements en votre nom. La personne qui peut agir en qualité de mandataire spéciale ou mandataire spécial et ce qu’elle doit faire est aussi énoncé dans la loi.

Pour les enfants, il n’y a aucun âge légal où elles ou ils deviennent aptes à prendre leurs propres décisions concernant leurs renseignements personnels. Si vous êtes apte à le faire, vous pouvez prendre vos propres décisions. Toutefois, si vous avez moins de 16 ans, il y a certaines règles additionnelles à connaître.

  • Si vous êtes inapte à le faire, votre ou vos parents ou une autre tutrice officielle ou un autre tuteur officiel prendront les décisions en votre nom à titre de votre mandataire spéciale ou de votre mandataire spécial.
  • Si vous êtes apte à le faire, vous prendrez vos propres décisions.
  • Si vous êtes apte à le faire, votre ou vos parents, ou votre tutrice ou votre tuteur pourront aussi prendre certaines décisions concernant vos renseignements personnels dans les dossiers des services. Toutefois, ils ne pourront pas prendre de décision sur quelque dossier que ce soit relativement au traitement ou au counseling auxquels vous seule ou vous seul avez consenti.

Nous vous encourageons à poser des questions pour en apprendre plus sur la protection des renseignements personnels et votre famille.

LA FAÇON DONT NOUS CONSERVONS ET ÉLIMINONS LES RENSEIGNEMENTS

Le Réseau d'information pour la protection de l'enfance (RIPE) est un réseau provincial de gestion de l’information utilisé par les SAE. Le RIPE est l’outil principal pour stocker les données nécessaires à la prestation des services des SAE.

Le RIPE contient des renseignements sur les enfants et leur famille qui reçoivent des services de protection de l’enfance. Il contient aussi des renseignements sur les fournisseurs de soins et sur les personnes qui veulent fournir des soins à des enfants dans le besoin, comme des parents de famille d’accueil, des parents adoptifs et des membres de la famille étendue de l’enfant.

Dans le RIPE, les renseignements sont conservés dans des dossiers sur la personne, le cas et le fournisseur qui sont conçus pour contenir les renseignements uniques pour chaque service. Les dossiers sur la personne, le cas et le fournisseur sont liés entre eux, lorsqu’il y a lieu, pour créer une vision d’ensemble des services de protection de l’enfance d’une cliente ou d’un client, ou d’une fournisseuse ou d’un fournisseur de soins.

Nous avons aussi certains dossiers de cas en format papier et électronique qui sont plus anciens que le RIPE.

Nous conservons les renseignements recueillis parce qu’ils pourraient s’avérer nécessaires pour des cas à venir. Nous les conservons aussi parce que d’anciens bénéficiaires de services pourraient demander de voir leurs dossiers.

Lorsque nous éliminons des renseignements personnels, nous le faisons en toute sécurité.

Veuillez consulter la façon dont les SFENEO recueillent, utilisent, divulguent et conservent les renseignements personnels dans le RIPE.

LES MESURES DE SAUVEGARDE

Vos renseignements personnels doivent être tenus confidentiels et protégés. Tout le monde, ici, est lié par le devoir de confidentialité. Nous devons protéger vos renseignements contre la perte ou le vol et faire en sorte que nul ne les consulte ou ne fasse quoi que ce soit avec vos renseignements s’il ne participe à la prestation aux services qui vous sont destinés ou s’il ne lui est pas permis de le faire dans le cadre de son emploi. S’il y a une atteinte à la vie privée, nous vous le dirons, car nous sommes tenus de le faire aux termes de la loi.

Cela s’applique aussi à ce que nous entrons dans le RIPE et d’autres réseaux d’information électronique, de même qu’aux copies papier ou électroniques des dossiers, des rapports, des documents financiers, des notes de service, des messages vocaux, des messages texte et des courriels (y compris dans les ordinateurs portables et les téléphones cellulaires) et tout autre moyen d’enregistrer ou de consigner les renseignements personnels.

L’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS ET LEUR CORRECTION

Sauf certaines exceptions limitées, vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et qui ont rapport à un service qui vous est fourni.

Si vous avez besoin d’une copie de vos dossiers sur les services, veuillez en faire la demande par écrit à la travailleuse à la protection de l’enfance qui est affectée à votre cas ou au travailleur à la protection de l’enfance qui est affecté à votre cas si vous recevez un service des SFENEO ou, si votre dossier est inactif, envoyez ou déposez votre demande écrite au 707, avenue Ross, Timmins (Ontario) P4N 8R1 au Service de l’accueil.

Dans de rares situations, on pourrait vous refuser l’accès à certains de vos renseignements personnels ou à tous ceux-ci. Tout refus d’information se conformerait à la loi.

Nous tentons de garder vos renseignements personnels exacts et à jour. Veuillez nous le faire savoir si vous n’êtes pas d’accord avec ce qui a été consigné et nous le modifierons. Si nous ne modifions pas vos renseignements personnels, nous vous demanderons de rédiger une déclaration de désaccord et nous joindrons cette déclaration à votre dossier sur les services.

POUR OBTENIR PLUS DE RENSEIGNEMENTS OU POUR PORTER PLAINTE

Si vous désirez obtenir une copie de notre Politique de confidentialité, veuillez nous en demander une.

Nous vous encourageons à communiquer avec votre travailleuse ou votre travailleur si vous avez la moindre question ou préoccupation concernant nos pratiques d’information. Vous pouvez aussi communiquer avec notre agente de protection de la vie privée par téléphone au 705 360-7100 ou en écrivant au 707, avenue Ross, Timmins (Ontario) P4N 8R1, à l’attention de l’agente de protection de la vie privée.

Si on n’a pas répondu à vos questions en matière de confidentialité ou si on n’a pas réglé les problèmes à votre satisfaction, vous pourriez nous présenter une plainte officielle concernant la protection de la vie privée.

Si, après avoir communiqué avec nous, vous croyez qu’on n’a pas réglé vos préoccupations à votre satisfaction, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l’Ontario. Il incombe au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de s’assurer que les lois sur la protection de la vie privée sont respectées en Ontario.

Vous pouvez joindre le commissaire grâce aux coordonnées suivantes :

Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l’Ontario

2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto (Ontario)  M4W 1A8

Téléphone : 416 326-3333 ou 1 800 387-0073
ATS : 416 325-7539
Télécopie : 1 416 325-9195

Courriel : info@ipc.on.ca
Site Web : http://www.ipc.on.ca